Szablon maila — dlaczego jest przydatny i jak go przygotować?

Szablon maila to częściowo uzupełniony wzór wiadomości, który można wielokrotnie wykorzystywać, aby przyspieszyć przygotowywanie kampanii. Tylko jak go przygotować? Czy można pominąć ten krok i skorzystać z gotowych rozwiązań?

Jak stworzyć szablon maila?

Szczegółowa odpowiedź na pytanie, jak stworzyć szablon maila, może wyglądać inaczej w zależności od tego, z jakiego narzędzia korzystamy. Z reguły przygotowuje się go poprzez ręczne stworzenie kluczowych elementów wiadomości (np. nagłówki, logo, segment na dole wiadomości z linkami i adresem) i pozostawienie pustych miejsc do uzupełnienia treścią odpowiednią dla konkretnej wiadomości.

Jednak nie zawsze jest to konieczne. Niektóre narzędzia do masowej komunikacji e-mailowej, takie jak mProfi, oferują wcześniej przygotowane darmowe szablony e-maili. Użytkownik może wybierać spośród wielu dostępnych opcji na różne okazje i jedyne, co musi zrobić, to wkleić w odpowiednie pola swoje treści. To jeszcze szybsza i wygodniejsza opcja niż tworzenie szablonu na własną rękę.

Jak zrobić szablon maila w Gmailu?

Profesjonalny mailing jest z reguły przygotowywany przy pomocy wspomnianych dedykowanych platform do komunikacji mobilnej. Do użytku prywatnego może natomiast wystarczyć szablon maila w Gmailu. Żeby móc go stworzyć, należy w pierwszej kolejności włączyć tę funkcję.

W tym celu należy zalogować się do skrzynki, nacisnąć ikonkę zębatki w prawym górnym rogu, a następnie przycisk „Zobacz wszystkie ustawienia”. Kolejne kroki to przejście do zakładki Zaawansowane, kliknięcie „Włącz” obok opisu funkcji Szablony, a następnie zapisanie zmian.

Jak zrobić szablon maila w Gmailu, kiedy powyższe formalności zostaną już dopełnione? Wystarczy utworzyć nową wiadomość, wypełnić ją wzorem, po czym nacisnąć na trzy kropki na dole e-maila. Dalej trzeba wybrać spośród dostępnych opcji Szablony -> Zapisz wersję roboczą jako szablon -> Zapisz jako nowy szablon. Później, przy tworzeniu kolejnych wiadomości, będzie można wybrać przygotowany wzór z sekcji Wstaw szablon.

Jak zrobić szablon maila w Outlooku?

Jak widać, stworzenie szablonu maila w Gmailu nie należy do skomplikowanych zadań. Jednak nie każdy wykorzystuje klienta pocztowego od Google — część osób i firm sięga zamiast tego po produkty Microsoftu. Zatem jak zrobić szablon maila w Outlooku?

Cały proces wygląda podobnie do opisanego powyżej. Tworzymy nową wiadomość, przygotowujemy wzór, otwieramy dodatek My Templates z poziomu menu wiadomości (tzw. wstążki) i naciskamy ikonkę plusa. Ustalamy nazwę szablonu i dodajemy jego tytuł. Przeklejamy wcześniej przygotowaną treść z e-maila do zawartości wzoru i zapisujemy. Żeby wykorzystać szablon maila, trzeba stworzyć nową wiadomość, uruchomić My Templates i kliknąć wybrany wzór. Jego zawartość automatycznie wklei się do wiadomości.

Darmowe szablony e-maili — przykłady

Szablon wiadomości e-mail, taki jak na przykład mail sprzedażowy, może spełniać różne zadania. Jeśli przygotowujemy go samodzielnie od zera, będzie w pełni dopasowany do indywidualnych potrzeb. Natomiast kategorie wiadomości wysyłanych przez poszczególnych nadawców są często podobne, dlatego gotowe darmowe szablony e-maili są tak popularne.

Można wśród nich spotkać zarówno wzory stworzone z myślą o konkretnych branżach, jak i bardziej uniwersalne opcje. Każdy znajdzie coś dla siebie. Nie trzeba ograniczać się do jednego szablonu wiadomości e-mail. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystywać wiele różnych wzorów, w zależności od okoliczności, tak aby układ wiadomości zawsze dobrze odzwierciedlał jej przekaz.

Popularne szablony maili obejmują przede wszystkim mail zachęcający do współpracy, życzenia świąteczne, informatory i zaproszenia.

Szablony maili do klientów — zalety

Wysyłanie wiadomości e-mail opartej na szablonie to przede wszystkim ogromna oszczędność czasu. Zwłaszcza jeśli chce się realizować kampanie e-mailowe o podobnej tematyce regularnie. To jednak nie wszystko.

Wykorzystywanie szablonów maili do klientów, niezależnie, czy chodzi o mailing świąteczny, mailing reklamowy czy inny, pozwala także zachować spójność między poszczególnymi wiadomościami.

Dzięki temu odbiorca już na pierwszy rzut oka będzie wiedział, kto jest autorem komunikatu. Nie trzeba się też obawiać, że z pośpiechu zapomni się o jakimś ważnym elemencie wiadomości, np. przycisku rezygnacji z subskrypcji. Takie stałe segmenty będą zawarte w każdym szablonie maila. Zdecydowanie warto korzystać z takich wzorów!