Autoresponder SMS

Kiedy zdecydujemy, że chcemy skorzystać z opisywanej w tym artykule funkcji, natychmiast pojawi się szereg nowych pytań. Jak napisać autoresponder, a właściwie treść autorespondera? Co powinno się w takiej automatycznej odpowiedzi znaleźć?

Dużo zależy od okoliczności, w tym branży i przyjętego tonu komunikacji. Niektórzy mogą pozwolić sobie na wysyłanie żartobliwych komunikatów, w innych przypadkach kreatywne autorespondery nie będą mile widziane. Można jednak wymienić kilka elementów, które tekst autorespondera powinien zawierać zawsze. Są to: wskazanie, że odbiorca wiadomości nie jest w stanie natychmiast na nią odpowiedzieć i zapewnienie o jak najszybszej odpowiedzi, gdy tylko będzie to możliwe.

Warto zawrzeć w automatycznej odpowiedzi datę początkową nieobecności, i o ile to możliwe, jej datę końcową. Można poinformować o dokładnej przyczynie niedostępności (np. urlop, zwolnienie lekarskie), ale nie trzeba.

Niekiedy treść autorespondera zawiera także wskazanie, z jakimi innymi osobami w firmie można kontaktować się w określonych sprawach. Dzięki temu np. osoby wysyłające mail przypominający o nadchodzących terminach płatności lub przesyłające faktury nie będą musiały czekać do powrotu odbiorcy wiadomości, aby załatwić swoją sprawę. Treść autorespondera przykładowo może więc wyglądać tak:

„Obecnie nie jestem w stanie osobiście odpowiedzieć na wiadomość z powodu nieobecności w biurze. Moja absencja trwa od [data początkowa] do [data końcowa]. Zapewniam, że natychmiast po powrocie odpowiem na nią tak szybko, jak to możliwe.

Jeśli sprawa jest pilna, proszę o kontakt z moim zastępcą XYZ pod adresem email xyz@domena.pl. Dziękuję za zrozumienie i cierpliwość”.