mobile-logo

Autoresponder

Nie trać czasu na ręczne dziękowanie każdemu nowemu uczestnikowi Twojego kursu lub odbiorcy newslettera. Autoresponder SMS pozwoli Ci oszczędzić czas, a jednocześnie skutecznie rozwijać relacje z klientami, kursantami i nie tylko. Zarejestruj się na platformie mProfi i sprawdź, jak to działa!

ZAŁÓŻ KONTO

🚀Autoresponder — do czego służy?

Autoresponder to słowo, które bardzo często przewija się w świecie biznesu, w wielu różnych kontekstach. Zdecydowanie warto je znać, niezależnie od tego, czy jest się właścicielem firmy, czy pracownikiem. 

 

Dzięki autoresponderowi SMS od mProfi podniesiesz profesjonalizm swoich kampanii SMS, wysyłając do odbiorców zapisujących się na Twoje listy kontaktowe specjalne wiadomości powitalne, o wybranej przez Ciebie treści. Możesz również przygotować specjalny komunikat pożegnalny, automatycznie kierowany do użytkowników wypisujących się z bazy kontaktów.

Dopasuj tekst automatycznej odpowiedzi do swoich potrzeb.

Definiuj odmienną treść autorespondera dla poszczególnych grup odbiorców.

Buduj więzi z odbiorcami.

NEWSLETTERY

KURSY

KLUBY STAŁEGO KLIENTA

ZŁOTE MYŚLI

BADANIE SATYSFAKCJI KLIENTÓW

Jak działa autoresponder SMS?

STWÓRZ KONTO NA MPROFI

PRZEJDŹ DO SEKCJI „LISTA KONTAKTÓW”

WYBIERZ ZAKŁADKĘ „GLOBALNE WIADOMOŚCI REJESTRACYJNE”

UZUPEŁNIJ TREŚĆ AUTORESPONDERA I ZAPISZ ZMIANY

Jak wysyłać newsletter SMS z mProfi.pl?
arrow-right
Skontaktuj się z nami

Korzyści jakie daje mProfi

TRANSPARENTNOŚĆ REJESTRACJI I WYPISU Z BAZY

PERSONALIZACJA KOMUNIKATÓW W ZALEŻNOŚCI OD GRUPY ODBIORCÓW

AUTOMATYZACJA KOMUNIKACJI I OSZCZĘDNOŚĆ CZASU

SKUTECZNE BUDOWANIE RELACJI Z ODBIORCAMI

Poznaj inne nasze usługi

SMS marketing

Kampanie informacyjne, promocyjne, ankiety i wiele więcej

Marketing mobilny

Innowacyjny sposób na bezpośrednie dotarcie do nowych klientów

Email Marketing

Efektywne kampanie marketingowe przy pomocy wiadomości e-mail

Załóż konto w mProfi i wyślij 60 SMSów gratis
Załóż darmowe konto
Masowa wysyłka SMS

Co to jest autoresponder?

Autoresponder można najprościej przetłumaczyć jako „coś, co automatycznie odpowiada”. Samo w sobie to wyjaśnienie jednak niewiele mówi. W takim razie, co to jest autoresponder w praktyce? To nic innego, jak funkcja obecna w większości narzędzi do komunikacji, która pozwala automatycznie wysyłać predefiniowane odpowiedzi na wszystkie (lub część) nadchodzących wiadomości.

 

Często jego działanie jest ograniczone czasowo, na przykład ustawia się go na kilka dni lub tygodni w czasie nieobecności w pracy z powodu urlopu, zwolnienia chorobowego lub innej przyczyny. Z reguły nie wiąże się z żadną dodatkową opłatą, a jest po prostu jedną z dodatkowych funkcjonalności danej aplikacji (mobilnej, webowej, desktopowej).

Autoresponder — rodzaje

Chociaż omawiane narzędzie najbardziej kojarzy się ze wspomnianymi wcześniej wiadomościami elektronicznymi, to mailing nie jest jego jedynym zastosowaniem. Dużą popularnością cieszy się na przykład autoresponder w różnego rodzaju komunikatorach i na portalach społecznościowych (Messenger, WhatsApp, Discord), w szczególności na kontach biznesowych. 

 

W tym przypadku automatyczne odpowiedzi dotyczą zwykle, nie komunikatów kierowanych do konkretnej osoby, a do całej firmy. W zależności od potrzeb treść autorespondera może dotyczyć między innymi:

  • informacji, że w danych dniach (np. podczas świąt) firma nie pracuje,
  • potwierdzenia otrzymania wiadomości,
  • wskazania przewidywanego czasu oczekiwania na odpowiedź pracownika firmy.
 

Autorespondery pojawiają się często także na różnego rodzaju czatach, np. zintegrowanych ze stronami internetowymi firm. Mogą wskazywać, że o danej godzinie agenci nie są już dostępni i prosić o pozostawienie danych kontaktowych, aby mogli odpowiedzieć na zapytanie w następnym dniu roboczym. Na podobnej zasadzie działa autoresponder SMS. Pozwala między innymi automatycznie wysyłać wiadomość powitalną lub pożegnalną po zapisaniu się bądź wyrejestrowaniu z newslettera.

Masowa wysyłka SMS z komputera

Twórz bazę kontaktów i prowadź szeroko zakrojone kampanie SMS-owe. Organizuj ankiety, głosowania, kursy i wiele więcej.

Kontakt

Dlaczego warto korzystać z autorespondera?

Autoresponder na urlop lub chorobowe sprawia, że osoby, które w tym czasie próbują skontaktować się z danym odbiorcą, nie czują się ignorowane. Ma to duże znaczenie, zwłaszcza jeśli chodzi o mailing do klientów — trudno o łatwiejszy sposób na zniechęcenie do siebie obecnych i potencjalnych partnerów biznesowych, niż reagowanie na ich wiadomości ciszą. 

 

Autoresponder przydaje się także w większych organizacjach do komunikacji wewnętrznej. W dużej firmie osoba z innego działu bez autorespondera może po prostu nie wiedzieć, że dany pracownik jest na urlopie czy zwolnieniu lekarskim. W związku z tym będzie niepotrzebnie czekać na odpowiedź, zamiast od razu skierować zapytanie do innej osoby.

 

Dzięki tej funkcjonalności natychmiast po wysłaniu wiadomości nadawcy wiedzą, że nie będą mogli liczyć na szybką odpowiedź. Zwykle też od razu zyskują wiedzę, w jakim terminie spodziewać się informacji zwrotnej. Autoresponder jest więc wyrazem profesjonalizmu i sposobem na uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień, a także na oszczędność czasu — nie musimy ręcznie odpisywać na każdy otrzymany e-mail, informując, że zajmiemy się nim w późniejszym czasie.

Treść autorespondera — przykład

Kiedy zdecydujemy, że chcemy skorzystać z opisywanej w tym artykule funkcji, natychmiast pojawi się szereg nowych pytań. Jak napisać autoresponder, a właściwie treść autorespondera? Co powinno się w takiej automatycznej odpowiedzi znaleźć?

 

Dużo zależy od okoliczności, w tym branży i przyjętego tonu komunikacji. Niektórzy mogą pozwolić sobie na wysyłanie żartobliwych komunikatów, w innych przypadkach kreatywne autorespondery nie będą mile widziane. Można jednak wymienić kilka elementów, które tekst autorespondera powinien zawierać zawsze. Są to: wskazanie, że odbiorca wiadomości nie jest w stanie natychmiast na nią odpowiedzieć i zapewnienie o jak najszybszej odpowiedzi, gdy tylko będzie to możliwe.

 

Warto zawrzeć w automatycznej odpowiedzi datę początkową nieobecności, i o ile to możliwe, jej datę końcową. Można poinformować o dokładnej przyczynie niedostępności (np. urlop, zwolnienie lekarskie), ale nie trzeba.

 

Niekiedy treść autorespondera zawiera także wskazanie, z jakimi innymi osobami w firmie można kontaktować się w określonych sprawach. Dzięki temu np. osoby wysyłające mail przypominający o nadchodzących terminach płatności lub przesyłające faktury nie będą musiały czekać do powrotu odbiorcy wiadomości, aby załatwić swoją sprawę. Treść autorespondera przykładowo może więc wyglądać tak:

„Obecnie nie jestem w stanie osobiście odpowiedzieć na wiadomość z powodu nieobecności w biurze. Moja absencja trwa od [data początkowa] do [data końcowa]. Zapewniam, że natychmiast po powrocie odpowiem na nią tak szybko, jak to możliwe.

Jeśli sprawa jest pilna, proszę o kontakt z moim zastępcą XYZ pod adresem email xyz@domena.pl. Dziękuję za zrozumienie i cierpliwość”.

Masowa wysyłka SMS
Masowa wysyłka SMS - korzyści

Jak ustawić autoresponder? Instrukcja krok po kroku

Trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, jak ustawić autoresponder, ponieważ wszystko zależy od tego, z jakiego narzędzia korzystamy. Dla każdej skrzynki e-mail lub komunikatora proces ten może wyglądać nieco inaczej, choć zwykle przebiega podobnie. Różnią się przede wszystkim nazwy i umiejscowienie odpowiednich opcji. Zwykle jednak wystarczy poszukać funkcji automatycznej odpowiedzi w ustawieniach konta lub usługi, wpisać treść, wybrać daty i zatwierdzić.

 

Jako przykład można podać Gmaila, czyli jedną z najpopularniejszych skrzynek e-mailowych. Jak ustawić autoresponder w Gmailu? Nie jest to skomplikowane i powinno zająć zaledwie chwilę. Ustawianie autorespondera w tym przypadku przebiega następująco:

  1. Otwórz skrzynkę Gmail i naciśnij na ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu okna.
  2. Pozostając w pierwszej zakładce („Ogólne”), zjedź w dół do sekcji „Wiadomość o nieobecności”.
  3. Wprowadź początkową i (opcjonalnie) końcową datę nieobecności. 
  4. Wpisz temat i treść autorespondera. 
  5. Kliknij przycisk „Zatwierdź zmiany”.
 

Dodatkowo Google daje możliwość ograniczenia automatycznej odpowiedzi tylko do osób z listy kontaktów lub do użytkowników z tej samej domeny. A jak ustawić autoresponder w Outlooku? Wystarczy podążać za poniższą instrukcją.

  1. Otwórz Outlooka i przejdź do ustawień programu.
  2. W sekcji konta kliknij „Automatyczne odpowiedzi”.
  3. Przesuń suwak przy „Włącz automatyczne odpowiedzi” do pozycji aktywnej.
  4. Ustaw początkowe i końcowe daty działania autorespondera (opcjonalnie) i uzupełnij treść wiadomości.
  5. Potwierdź przyciskiem „Zapisz”.

Podobnie jak Gmail, Outlook pozwala zarezerwować automatyczne odpowiedzi jedynie dla kontaktów.

Masowa wysyłka SMS

Autoresponder — o czym warto pamiętać?

W powyższym poradniku, jak ustawić autoresponder, mogliście zauważyć, że zwykle da się aktywować go na czas nieokreślony. Takie rozwiązanie może być dobre na przykład, gdy chodzi o autoresponder na zwolnieniu lekarskim i nie jesteśmy pewni, kiedy będziemy ponownie w pracy. 

 

W takim przypadku jest jednak jedna ważna rzecz, o której trzeba pamiętać. Kiedy tylko ostateczny termin powrotu się potwierdzi (bądź też natychmiast po powrocie), należy wyłączyć automatyczną odpowiedź. W przeciwnym wypadku autoresponder będzie utrzymywał nadawców nowych wiadomości w przeświadczeniu, że nieobecność odbiorcy trwa.

 

Jak widać, autoresponder to niewielka, ale bardzo ważna funkcja. Mamy nadzieję, że po zapoznaniu się z tym materiałem nie ma już przed Wami żadnych tajemnic!

arrow-right

Na naszym blogu

Skontaktuj się z nami, aby rozwinąć swój biznes dzięki komunikacji mobilnej

Jeśli masz szczegółowe pytania to skontaktuj się z nami. Odpowiemy na Twoje pytania, pomożemy Ci, doradzimy.

Kontakt