System Ortobajt zyskuje funkcję przypominania o wizytach dzięki platformie mProfi

Pacjenci zapominający o wizytach to duży problem dla wielu praktyk ortodontycznych. Da się go jednak rozwiązać przy wykorzystaniu nowoczesnych metod, dlatego system Ortobajt wyszedł naprzeciw potrzebom klientów i z pomocą platformy mProfi wzbogacił się o nową funkcję. To możliwość przypominania o nadchodzących wizytach za pośrednictwem wiadomości SMS.

Wiadomości przypominają o nadchodzącej wizycie z odpowiednim wyprzedzeniem

Platforma mProfi została zintegrowana z systemem Ortobajt poprzez wbudowane API. Funkcjonalność pozwala na automatyczne wysyłanie pacjentowi wiadomości SMS zawierającej informacje o dokładnej dacie i godzinie zaplanowanej wizyty.

Wiadomości wysyłane są z jednodniowym wyprzedzeniem, wyłączając wizyty weekendowe i poniedziałkowe, w przypadku których wysyłka odbywa się w piątek. Istnieje możliwość pobierania informacji zwrotnych od pacjentów, na przykład o anulowaniu wizyty lub jej przełożeniu.

Wysyłane do pacjentów wiadomości SMS to wiadomości z nadpisem, czyli nazwą nadawcy. Odbiorca od razu widzi, z jakiego gabinetu otrzymał przypomnienie, w związku z czym jest większe prawdopodobieństwo, że otworzy wiadomość.

Funkcjonalność przypomnienia o wizycie oznacza mniej przestojów w pracy

Wizyta w gabinecie bywa umawiana z wielotygodniowym, a niekiedy nawet wielomiesięcznym wyprzedzeniem. W tym czasie bardzo łatwo jest zapomnieć o jej terminie i po prostu ją przegapić. Jest to duży problem dla wielu praktyk ortodontycznych.

Niepojawienie się pacjenta na wizycie oznacza kilkadziesiąt minut lub nawet kilka godzin przestoju w pracy lekarza ortodonty. Jest trudnym, a wręcz niemożliwym na ostatnią chwilę umówić na ten czas innego pacjenta. Można więc mówić tutaj o znaczących utraconych korzyściach, zwłaszcza, jeśli takich pominiętych wizyt zdarza się dużo.

Wysłany odpowiednio wcześniej SMS z informacją o miejscu, dacie i godzinie wizyty pozwala uniknąć takich sytuacji. Jeśli dany pacjent i tak pamiętał o wizycie, nic złego się nie stanie, a jeśli zapomniał – z większym prawdopodobieństwem pojawi się na wizycie (bądź przynajmniej odwoła ją z odpowiednim wyprzedzeniem, a nie pominie bez kontaktu z gabinetem).

SMS-y to lepsze rozwiązanie niż przypomnienia telefoniczne

Stosowane przez wiele praktyk telefoniczne przypomnienie o wizycie nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Przede wszystkim pacjenci mogą być zajęci i nie odebrać telefonu, a później nie oddzwonić.

Wiadomość SMS można za to odczytać w dowolnym momencie, niekoniecznie od razu po jej otrzymaniu. Co więcej, wysyłka SMS-ów jest automatyczna, w związku z czym nie wymaga dodatkowej pracy recepcji, w przeciwieństwie do wykonywania połączeń telefonicznych.

To wygodna i skuteczna forma komunikacji, której wykorzystanie przekłada się na realne rezultaty. Wprowadzenie funkcjonalności przypomnienia SMS-owego pozwoliło praktykom korzystającym z systemu Ortobajt zmniejszyć częstość przestojów w pracy. Czas specjalistów wykorzystywany jest w pełni efektywnie, co prowadzi do maksymalizacji zysków i zmniejsza stres personelu związany z absencjami.

Rejestratorki zapytane o opinie pacjentów w sprawie przypomnień SMS twierdzą że znakomita większość chwali sobie taki sposób przypominania o przyszłych wizytach.

Korzystanie z powiadomień SMS jest intuicyjne i nie wymaga wiedzy technicznej

Powiadomienia SMS o nadchodzącej wizycie mają z zasady ułatwić pracę gabinetom ortodontycznym, a nie generować nową. Dlatego dołożono wszelkich starań, żeby zarówno proces pierwszej konfiguracji funkcji, jak i późniejszego korzystania z niej był prosty, szybki i intuicyjny.

Nie jest do niego wymagana specjalistyczna wiedza techniczna, a samo działanie funkcjonalności opiera się na maksymalnej automatyzacji. Dzięki temu jej sprawne funkcjonowanie wymaga minimum czasu ze strony gabinetu.

Pierwszy krok, jaki trzeba wykonać, aby skorzystać z nowej funkcji, to założenie konta na platformie mProfi. Następnie wystarczy w zakładce API stworzyć specjalny token, który pozwoli platformie komunikować się z systemem Ortobajt.

Po skopiowaniu tokena API można opuścić platformę mProfi i udać się do ustawień programu Ortodoncja. W sekcji Komunikacja znajduje się możliwość włączenia komunikacji SMS z pacjentami, po wybraniu której należy wkleić w odpowiednie miejsce skopiowany wcześniej token i uzupełnić resztę danych.

To wszystko! Następnie w podglądzie wizyt w terminarzu można od razu zweryfikować, jaki jest status wiadomości z powiadomieniem, a więc na przykład czy jest przygotowana do wysłania, czy już dostarczona.

Funkcjonalność powiadomień SMS o nadchodzącej wizycie to rozwiązanie na miarę XXI wieku, które z pewnością docenią klienci nowoczesnych praktyk ortodontycznych. Jego wdrożenie jest doskonałym sposobem na rozwiązanie uciążliwego problemu pomijanych wizyt. Podobne funkcje świetnie sprawdzają się także w wielu innych branżach, m.in. hotelarstwie, administracji czy gastronomii.