Dlaczego przypomnienie o płatności jest ważne?

Przypomnienia o płatności są dla wielu firm podstawowym elementem walki z zatorami płatniczymi. Dzięki dynamicznemu rozwojowi technologii są nie tylko tanie i skuteczne, ale też łatwe w automatyzacji. Dlaczego warto je stosować i jak sprawić, aby powiadomienia były wysyłane automatycznie? Czytaj dalej, a wszystkiego się dowiesz!

Czym jest przypomnienie o płatności?

Przypomnienie o płatności ma za zadanie poinformować klienta o tym, że termin zapłaty za usługi lub towary zbliża się bądź już upłynął. Może więc zostać wystosowane zarówno w przypadku opóźnień w płatności (zwykle niewielkich), jak i sytuacji, gdy jeszcze do nich nie doszło. Niekiedy stosuje się także termin upomnienie o płatności, który jednak znajduje zastosowanie głównie w przypadku zobowiązań wymagalnych (po terminie płatności).

Celem przypomnienia o terminie płatności jest doprowadzenie do uregulowania długu. W przypadku braku opóźnienia — do wniesienia opłaty w wyznaczonym terminie, a przy płatnościach opóźnionych — jak najszybciej. Może się bowiem okazać, że dłużnik nie próbuje się celowo uchylać od spełnienia świadczenia, a po prostu zapomniał o płatności, czy z powodu błędu lub niedopatrzenia działu księgowego nie została ona zlecona.

Do wysyłania przypomnień wykorzystuje się różne metody komunikacji, takie jak mailing, SMS-y czy listy. Niektóre firmy stosują tylko jedną z nich, inne łączą kilka rozwiązań.

Wzór przypomnienia o płatności — co powinien zawierać?

Nie ma jednego obowiązującego wzoru przypomnienia o płatności, do którego każdy musi się stosować. Każda firma może więc przygotować treść przypomnienia tak, aby odpowiadała jej indywidualnym potrzebom i okolicznościom (temu, czy wysyła przypomnienia dopiero po terminie płatności, czy przed, do jakiego typu klientów one trafiają i nie tylko).

W praktyce jednak są pewne elementy, które warto zawrzeć zawsze, pod warunkiem że wybrana forma komunikacji na to pozwala (na przykład wysyłka SMS wiąże się z ograniczeniem ilości znaków, więc przesyłane komunikaty muszą być stosunkowo krótkie). Można wśród nich wyróżnić:

• informacje o nadawcy
• oznaczenie źródła zobowiązania (numer faktury, zamówienia)
• wskazanie dokładnej kwoty do zapłaty
• wymienienie dostępnych form płatności (np. przelew na konto bankowe o podanym numerze).

Uprzejme przypomnienie o płatności powinno zawierać także informację o terminie płatności, w szczególności, gdy nie jest ona jeszcze wymagalna (tj. nie upłynął termin płatności — w takiej sytuacji klient nie ma jeszcze obowiązku zapłaty, natomiast gdy zobowiązanie staje się wymagalne, płatność powinna być dokonana niezwłocznie).

Popularne sformułowania występujące w przypomnieniach to „przypominamy, że XX.XX.XXXX mija termin płatności” (gdy zobowiązanie nie jest jeszcze wymagalne) oraz „informujemy, że nie odnotowaliśmy płatności” (w przypadku, gdy termin płatności już minął). Można jednak wyrazić się inaczej. Kluczowe jest zachowanie uprzejmego, nieofensywnego i niepejoratywnego słownictwa, tak aby odbiorca nie czuł się atakowany.

Kiedy wysłać przypomnienie o terminie płatności?

Termin wysyłki przypomnienia o terminie płatności zależy od preferencji wierzyciela, natomiast można mówić o optymalnym terminie, który firmy stosują najczęściej. W przypadku przypomnień o zobowiązaniach, które nie są jeszcze wymagalne, z reguły wysyłka następuje na kilka dni przed terminem płatności. 

W ten sposób, jeśli dłużnik wyśle przelew w niedługim czasie po otrzymaniu wiadomości, powinien on dojść do wierzyciela i zostać rozliczony bez powstania opóźnień w spłacie. Jeśli np. ostatni dzień na dokonanie płatności to 15.10 i właśnie tego dnia prześlemy komunikat, może już być za późno, aby zapobiec opóźnieniu.

Jeśli zaś mowa o zobowiązaniach wymagalnych, to pojawiają się różne rozwiązania. Niektóre przedsiębiorstwa wysyłają upomnienia o płatności już w pierwszym dniu wymagalności długu. Inne dają dłużnikom dodatkowy dzień, czy dwa na dokonanie płatności, właśnie na wypadek, gdyby została ona zrealizowana w ostatniej chwili.

Jak ustawić automatyczne przypomnienie o płatności?

Automatyczne przypomnienie o płatności pozwala zapewnić, że komunikat dotrze do wybranego odbiorcy w odpowiednim czasie. Może oznaczać wysyłkę wiadomości do wielu osób jednocześnie, czy też przekazanie jej odbiorcy według określonego harmonogramu.

W ofercie nowoczesnych platform komunikacji mobilnej, takich jak mProfi, znajduje się automatyczna wysyłka SMS oraz e-maili. Pozwala ona zawczasu przygotować treść wiadomości i wybrać optymalny dzień i godzinę, a następnie w wybranym momencie system zadba o jej dostarczenie. To szczególnie wygodna opcja w przypadku przypominania o zobowiązaniach jeszcze nieopóźnionych — takie powiadomienie można zaplanować z dużym wyprzedzeniem, nie trzeba czekać, aż dojdzie do opóźnienia.

Nasza platforma umożliwia integrację z zaawansowanymi narzędziami z zakresu marketing automation, takimi jak Zapier, co pozwala jeszcze bardziej uprościć i przyspieszyć cały proces, np. poprzez integrację go z systemem śledzącym terminowość regulowania poszczególnych faktur.

Jakie korzyści daje przypomnienie o terminie płatności?

Dobrze przygotowane i wysłane w odpowiednim momencie przypomnienie o płatności to przede wszystkim efektywny sposób na rozwiązanie problemu z nieterminowymi płatnościami. 

Nie każdy dłużnik natychmiast ureguluje zobowiązanie w reakcji na powiadomienie (np. z uwagi na problemy z płynnością finansową), ale w wielu przypadkach może się okazać, że taki prosty komunikat wystarczy, aby zmotywować go do płatności.

Przypomnienia o nadchodzącym terminie płatności są przydatnym narzędziem, cenionym przez klientów, którzy w gąszczu obowiązków mogą mieć problemy z zapanowaniem nad terminową płatnością zobowiązań. 

Kto i kiedy powinien skorzystać z przypomnienia o płatności?

Przypomnienie o terminie płatności, na przykład w ramach takiej usługi, jak automatyczne wysyłanie SMS, może sprawdzić się zasadniczo w każdej firmie, która stosuje płatności odroczone lub ratalne, czy to względem klientów indywidualnych, czy (co jest powszechnym zjawiskiem, określanym mianem kredytu kupieckiego) biznesowych.

Takie rozwiązanie jest dostępne (i potencjalnie korzystne) zarówno dla freelancerów i małych firm, jak i średnich oraz dużych przedsiębiorstw. Niektórzy krępują się wysyłać tego typu komunikaty, zwłaszcza do klientów, z którymi współpracują od dłuższego czasu. Jeśli jednak jest to uprzejme przypomnienie o płatności, nie powinno ono zostać odebrane negatywnie.

Z jakimi kosztami wiąże się przypomnienie o płatności?

Jak wspomniano, grzeczne przypomnienie o płatności można przekazać dłużnikowi na bardzo wiele sposobów, począwszy od tradycyjnych (listy), po elektroniczne (SMS-y, e-maile, wiadomości głosowe). To przede wszystkim od wybranej metody będzie zależał koszt wysłania takiego komunikatu.

Listy są z reguły najdroższą, a przy tym najbardziej czasochłonną opcją — powiadomienie trzeba wydrukować, umieścić w kopercie, przesłać i dostarczyć. Elektroniczne przypomnienie o terminie płatności nie dość, że może zostać przygotowane i rozesłane niemal błyskawicznie, to wiąże się z niższymi opłatami. 

Przykładowo, na platformie mProfi koszt wysłania jednej wiadomości SMS-owej lub e-mailowej może wynieść zaledwie kilka groszy. To oznacza, że firma może zwiększyć odsetek opłaconych faktur bez dużych wydatków związanych z bardziej zaawansowanymi metodami windykacji.

Przypomnienie o płatności a wezwanie do zapłaty — różnice

Przypomnienie o płatności i wezwanie do zapłaty na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, ale w rzeczywistości występują między nimi znaczące różnice. Przypomnienie o zapłacie ma przede wszystkim funkcję informacyjną i jak sama nazwa wskazuje, przypominającą. Może być stosowane także przed terminem wymagalności zobowiązania i nie ma wywierać bezpośredniego nacisku na odbiorcę, chociaż jej optymalnym rezultatem jest dokonanie płatności.

Wezwanie do zapłaty stosuje się tylko w sytuacji, gdy dłużnik uchybił zobowiązaniu, to znaczy nie uregulował długu w terminie. Występuje pod różnymi postaciami, takimi jak przedsądowe wezwanie do zapłaty (będące zapowiedzią skierowania sprawy do sądu, jeśli płatność nie zostanie wykonana) czy wezwanie przedegzekucyjne (wysyłane po zakończeniu sprawy w sądzie, ale przed rozpoczęciem postępowania egzekucyjnego).

O ile zarówno wezwanie, jak i przypomnienie o płatności powinno być kulturalne, tak to pierwsze ma wyraźnie poważniejszy charakter (przy czym np. przedsądowe wezwanie do zapłaty wciąż jest polubowną metodą rozwiązania sporu).