Baza mailingowa — co to i do czego służy?

Baza mailingowa to narzędzie, bez którego nie może obejść się żadna firma chcąca wdrożyć wysyłkę wiadomości elektronicznych do swojego marketingowego arsenału. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym właściwie jest i do czego się przydaje!

Baza mailingowa — co to jest?

Co to baza mailingowa? Najprościej można powiedzieć, że baza mailingowa jest zbiorem danych kontaktowych, wykorzystywanych do wysyłki wiadomości elektronicznych. W najprostszym wydaniu składa się tylko z adresów e-mail, aczkolwiek w wielu przypadkach zbiór jest bardziej złożony i obejmuje także co najmniej imię i nazwisku lub nazwę firmy. 

Mogą to być adresy należące do konkretnych osób, ale też do pewnych podmiotów: firm, organizacji pozarządowych, fundacji i nie tylko. W przypadku tych pierwszych w skład kontaktu niekiedy wchodzą informacje o płci czy dacie urodzenia. Im bardziej rozbudowana baza, tym bardziej spersonalizowane kampanie pozwala przeprowadzać. Kluczowe jest także, aby była aktualna, czyli pozbawiona nieaktywnych i fałszywych adresów.

Baza mailingowa B2C

Baza mailingowa B2C (Business to Consumer), jak łatwo się domyślić, zawiera informacje o konsumentach, czyli osobach fizycznych. Rozważając mailing do klientów tego typu, trzeba pamiętać, że ich dane osobowe podlegają szczególnej ochronie, między innymi w ramach RODO, co może skomplikować proces ich przetwarzania.

Baza mailingowa B2B

Baza mailingowa B2B (Business to Business) to nic innego, jak baza danych kontaktowych przedsiębiorstw. Z reguły są to dane do sekretariatów, działów sprzedaży czy innych bliżej nieokreślonych jednostek organizacyjnych wewnątrz firmy, z którymi można byłoby nawiązać jakąś formę współpracy. 

E-maile konkretnych pracowników, np. imię@nazwafirmy.pl, mogą być już zakwalifikowane jako pozwalające na identyfikację określonej osoby. W związku z tym będziemy do nich stosować reguły dotyczące przetwarzania danych osób fizycznych, a nie te, które obowiązują mailing do firm (warto bowiem pamiętać, że co prawda RODO dotyczy tylko danych osób fizycznych, ale już np. ustawa Prawo telekomunikacyjne ma szerszy zasięg).

Rodzaje baz mailingowych 

Wyjaśniając, co to jest baza mailingowa, wskazaliśmy już, że występuje w wersji B2B lub B2C. Istnieją jednak także inne podziały, które warto znać. Mówiąc o rodzajach baz mailingowych, możemy mieć na myśli na przykład nie jej zawartość, a pochodzenie: oprócz baz własnych należy wyróżnić też bazy wynajęte lub kupione.

Własna baza mailingowa to np. baza stworzona na podstawie zapisów do newslettera, bądź powstała poprzez wyrażanie przez odbiorców zgód na kontakt marketingowy podczas rejestracji w klubie stałego klienta. Budowanie bazy mailingowej pozwala pozyskać bezpośredni dostęp do osób znających markę i potencjalnie zainteresowanych jej usługami i produktami, jest więc popularnym rozwiązaniem. Czasami jednak to nie wystarcza.

Jeśli na przykład chcemy realizować coldmailing, czyli kierować komunikaty do osób, które wcześniej nie miały do czynienia z naszą firm, trudno, abyśmy mieli już od nich zgody na komunikację marketingową. Na pomoc przychodzi zakup baz mailingowych lub ich wynajęcie. W ten sposób błyskawicznie uzyskujemy dostęp do nierzadko bardzo dużych i rozbudowanych list kontaktów, które możemy natychmiast wykorzystać. 

Sprawa jest jednak znacznie bardziej skomplikowana, niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać. Kupując, wynajmując czy wydzierżawiając bazę, nie zawsze mamy pewność, że dane zostały uzyskane w sposób legalny, a odbiorcy z listy faktycznie wyrazili zgodę na kontakt ze strony partnerów podmiotu zbierającego dane. 

Ponadto nierzadko część adresów jest nieaktualna. Zakup niskiej jakości baz mailingowych wiąże się z ryzykiem konsekwencji prawnych, a także zakwalifikowania wiadomości jako spam i blokad ze strony klientów e-mailowych. Trzeba więc zachować ostrożność i rozważyć wszystkie podejmowane kroki od strony etycznej, prawnej i wizerunkowej.

Jak stworzyć bazę mailingową?

Kiedy już zdecydujemy, że chcemy zbudować własną bazę mailingową, od razu pojawi się wiele pytań odnośnie do tego, jak zrobić to w praktyce. Nie ważne, czy ma to być największa baza mailingowa w kraju, czy niewielka lista zawierająca zaledwie garstkę kontaktów — budowanie własnej bazy mailingowej zawsze musi odbywać się zgodnie z przepisami prawa.

Sprowadza się to przede wszystkim do uzyskania od odbiorcy zgody na przetwarzanie danych i otrzymywanie komunikatów marketingowych. Popularnym rozwiązaniem jest umieszczenie w formularzu wykorzystywanym do zapisu do listy specjalnego okienka, które trzeba zaznaczyć, aby zasygnalizować wyrażenie odpowiedniej zgody. 

Jak stworzyć bazę mailingową? Gdzie zbierać zapisy? Taki formularz można wdrożyć na swojej stronie internetowej, ale nie tylko. Przykładowo, mProfi pozwala na wygenerowanie formularza na osobnej stronie WWW lub zapis do listy kontaktów poprzez SMS.

Budowanie bazy mailingowej — dla kogo to dobra opcja?

Budowanie bazy mailingowej od zera to opcja, na którą decyduje się bardzo wiele firm, od sklepów internetowych, po przedsiębiorców usługowych. Mowa tutaj zarówno o firmach działających stacjonarnie, jak i zdalnie. W ten sposób zyskuje się nowe możliwości w zakresie kontaktu z potencjalnymi i dotychczasowymi klientami, a co za tym idzie, łatwiej jest budować świadomość marki, zachęcać do ponownych zakupów i wiele, wiele więcej.

Czy jest zatem ktoś, dla kogo tworzenie takiej bazy nie będzie dobrą opcją? Nie robią tego głównie małe i początkujące firmy, które nie mają zasobów, aby rozsyłać mailing. Warto jednak mieć na uwadze, że obecnie komunikacja e-mailowa jest łatwa, szybka i tania we wdrożeniu. Takie rozwiązania, jak szablony maili dostępne w ramach platform do komunikacji na odległość (np. mProfi), pozwalają realizować ją bez dużego wysiłku.

Jak korzystać z bazy mailingowej — do czego może się przydać?

Mamy już bazę mailingową — i co dalej? Jeśli jest zgromadzona na platformie do komunikacji na odległość, można już przystąpić do dalszych działań. W przeciwnym wypadku trzeba jeszcze zaimportować dane z odpowiedniego arkusza do narzędzia. Kiedy już to zrobimy, każda organizowana kampania mailingowa będzie mogła ją wykorzystać jako listę odbiorców.

W zależności od tego, jak posegmentowana jest baza i czyje dane zawiera, może posłużyć między innymi do takich zastosowań, jak:

• składanie życzeń świątecznych;
• newsletter z informacjami o nowych produktach, usługach, kolekcjach lub wyprzedażach;
• rozsyłanie kodów rabatowych i innych bonusów dla stałych klientów;
• zapraszanie na organizowane wydarzenia;
• dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, aby zbudować pozycję eksperta.

To wszystko to tylko czubek góry lodowej — w rzeczywistości dostępnych opcji jest znacznie więcej, chociaż część z nich jest już bardziej niszowa. Na przykład mail zachęcający do współpracy może zostać przesłany do przygotowanej wcześniej bazy mailingowej influencerów z branży (pod warunkiem dopełnienia wszelkich obowiązków informacyjnych i uzyskania niezbędnych zgód).

Ile kosztuje baza mailingowa?

Jeśli zdecydujemy się kupić bazę mailingową, aby móc wysyłać na przykład mail sprzedażowy w ramach wspomnianego już coldmailingu, pierwsza rzecz, o której pomyślimy, to zapewne kwestia budżetu. Jaka jest cena baz mailingowych? Czy darmowa baza mailingowa jest możliwa? 

Takie i podobne pytania mogą chodzić po głowie przede wszystkim początkującym przedsiębiorcom, którzy szukają sposobu na pozyskanie nowych klientów bez dużych wydatków. Trudno jednak na nie odpowiedzieć, ponieważ wszystko zależy od okoliczności. Rozmiar bazy, jej struktura demograficzna, pochodzenie — wszystko to wpłynie na ostateczny koszt.

Można za kilkadziesiąt dolarów kupić ogromną bazę z niepewnych źródeł, można też wydać tysiące złotych na starannie wyselekcjonowaną listę kontaktów. W drugim przypadku nie będzie wątpliwości, czy jest to legalna baza mailingowa, ale obciążenie dla firmowego budżetu jest już znaczne. 

Baza mailingowa za darmo to taka, którą stworzymy sami, chociaż wiele firm decyduje się na różnego rodzaju działania promocyjne (np. reklamy w mediach społecznościowych zachęcające do zapisania się do newslettera, kody rabatowe), które generują pewne wydatki. Darmowe bazy mailingowe od podmiotów trzecich zasadniczo nie są dostępne — jeśli widzi się taką ofertę, należy być ostrożnym, ponieważ może okazać się próbą oszustwa.

Baza mailingowa firm — wady i zalety

Bazy mailingowe firm, czy to stworzone własnoręcznie, czy zakupione lub wynajęte, są podstawą każdej kampanii mailingowej. Pozwalają uporządkować w jednym miejscu posiadane dane, tak, aby później z łatwością wykorzystywać je do różnorakich działań marketingowych, takich jak na przykład mailing świąteczny. Baza mailingowa może ponadto zostać posegmentowana, np. według wieku czy płci poszczególnych kontaktów, tak, aby móc docierać do nich z bardziej spersonalizowanymi komunikatami.

Należy jednak pamiętać, że budowanie bazy mailingowej i jej późniejsze wykorzystywanie wymaga pełnej zgodności z odpowiednimi przepisami (m.in. RODO w przypadku osób fizycznych). Może także wiązać się z pewnymi wydatkami, chociaż, jak już wiemy, odpowiedź na pytanie, ile kosztuje baza mailingowa, różni się w poszczególnych przypadkach. Jednak mimo tych drobnych niedogodności, zdecydowanie warto z takich list korzystać — nie bez powodu robi to tak wielu przedsiębiorców!