Jak powinien wyglądać cold mailing i kiedy z niego korzystać?

Cold mailing to forma marketingu stosowana na całym świecie, przez firmy z niezliczonej ilości branż. Chociaż na pierwszy rzut oka wygląda na nieskomplikowaną i łatwą we wdrożeniu, to jest kilka podstawowych zasad, o których warto pamiętać, aby działania przyniosły oczekiwane rezultaty. Najważniejsze informacje zebraliśmy poniżej!

Co to jest cold mailing?

W pierwszej kolejności warto wyjaśnić, co to jest cold mailing i jak działa. Cold mailing oznacza przesyłanie ofert handlowych do potencjalnych klientów, z którymi firma nie miała jeszcze bezpośredniego kontaktu. 

Stąd właśnie „cold”, czyli „zimny”, w nazwie tej techniki — odbiorca nie został jeszcze zaktywizowany i zapoznany z ofertą firmy innymi metodami, nie zapisał się do newslettera czy też nie wypełnił formularza na stronie internetowej firmy.

Najpopularniejsze przykłady cold mailingu

Cold mailing może być wykorzystywany na różne sposoby i do różnych celów, choćby z racji na to, że pod pojęciem „oferty handlowej” kryje się wiele typów komunikatów.

Omawiając przykłady cold mailingu, trzeba wspomnieć o tym jego rodzaju, który niewątpliwie jest najczęściej spotykany, czyli o komunikatach typowo sprzedażowych. W tym modelu sprzedawca wysyła oferty bezpośrednio do potencjalnych klientów, których nie zna. Często jest to wykonywane na dużą skalę i zorientowane na wyniki (np. zamówienia z przesyłanego katalogu). 

Popularnością cieszy się także cold mailing, który można określić mianem sieciowego. Jest on często stosowany przez profesjonalistów i firmy, które szukają nowych kontaktów biznesowych lub partnerskich. W przeciwieństwie do wcześniej omówionego modelu, taki email marketing nie polega na bezpośredniej sprzedaży, ale na budowaniu relacji i sieci kontaktów.

Wzór cold emaila — jak tworzyć cold mailing?

Tworzenie efektywnego cold emaila to spore wyzwanie, zwłaszcza dla osób początkujących, ale dzięki kilku kluczowym krokom, proces ten może stać się o wiele prostszy. 

Najważniejszym działaniem jest stworzenie angażującego tytułu. Jest on pierwszą rzeczą, którą zobaczy Twój odbiorca, więc musi on wzbudzić jego zainteresowanie. W przeciwnym wypadku jest prawdopodobne, że nawet nie otworzy wiadomości przed jej usunięciem.

Tworząc treść wiadomości, należy ustalić cel emaila. Czy chcesz umówić spotkanie? Czy chcesz sprzedać produkt? Twoja wiadomość powinna być skonstruowana tak, aby spełnić ten zamiar.

Kiedy już główna zawartość będzie gotowa, trzeba pamiętać o zakończeniu, które zachęca do działania. To może być prośba o odpowiedź w celu umówienia spotkania (bądź adres kalendarza, przez który klient sam je zaplanuje) lub link do strony internetowej, na której można złożyć zamówienie.

Z racji na to, że wiadomości mogą dotyczyć różnorodnych produktów i usług oraz służyć odmiennym celom, trudno o jeden wzór cold emaila, który sprawdziłby się w każdej sytuacji. Natomiast platforma mProfi oferuje szereg gotowych szablonów maili, które przyspieszą składanie przygotowanej treści i grafik w jedną całość.

Najważniejsze zasady pisania cold maili

Podstawą skutecznego cold mailingu jest szacunek dla odbiorcy. W związku z tym należy unikać nachalności i dać potencjalnemu klientowi przestrzeń do podjęcia decyzji. 

Warto też starać się dopasować ton wiadomości do okoliczności. Inaczej piszemy do CEO korporacji, inaczej do małego przedsiębiorcy lub osoby fizycznej. Duże znacznie ma też branża. Marka odzieży dla nastolatków będzie komunikować się w odmienny sposób niż firma finansowa.

Nie można zapominać również o personalizacji — im bardziej mailing do firm będzie dostosowany do potrzeb klienta, tym większe jest prawdopodobieństwo, że zwróci on na niego uwagę. 

Firma musi wiedzieć, do kogo dokładnie pisze, jakie ta osoba lub przedsiębiorstwo ma potrzeby i co je interesuje. W ten sposób, mimo że komunikat będzie „zimny”, to spotka się z zainteresowaniem odbiorcy, który poczuje, że nadawca go rozumie. Należy więc wyszukać informacje na temat danego podmiotu czy branży, dzięki którym treść będzie mniej ogólna.

Kiedy warto stosować cold mailing?

Cold mailing reklamowy sprawdza się w sytuacjach, gdy nadawca chce nawiązać nowe kontakty biznesowe. Jest również cennym narzędziem przy wprowadzaniu na rynek nowego produktu lub usługi — pozwala szybko dotrzeć z informacją do dużej liczby potencjalnych klientów. 

Można go także wykorzystać do zwiększenia widoczności firmy na rynku, zwłaszcza jeśli dopiero rozpoczyna ona działalność. Cieszy się popularnością zarówno wśród niewielkich, początkujących przedsiębiorstw, jak i wielkich podmiotów, które cały czas szukają nowych projektów i partnerów.

Cold mailing a RODO — jaka jest między nimi zależność?

Cold mailing a RODO to kwestia, którą musi rozważyć każda firma chcąca wykorzystać tę formę komunikacji. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych to element systemu prawa Unii Europejskiej, który w Polsce stosuje się bezpośrednio (bez konieczności implementacji do prawa krajowego). 

W kontekście cold emaili ma ono znaczenie o tyle, że zabrania wysyłania ofert handlowych do osób fizycznych, które nie wyraziły wcześniej zgody na ich otrzymywanie (dotyczy to również skrzynek firmowych, ale należących do konkretnych osób, np. imię.nazwisko@firma.pl). Łamanie przepisów RODO może nieść za sobą poważne konsekwencje, dlatego warto mieć je na uwadze.

Czy w takim razie z uwagi na RODO cold mailing do klientów jest ograniczony tylko do ogólnych adresów firmowych (np. kontakt@firma.pl)? Niekonieczne. Często stosowanym rozwiązaniem jest zwrócenie się do odbiorcy (którego dane uzyskało się z legalnego źródła) z prośbą o zgodę na przedstawienie oferty handlowej. Dopiero po jej uzyskaniu można przesłać docelową wiadomość. 

Wady i zalety cold mailingu

Wśród największych plusów cold mailingu można wymienić możliwość dotarcia do dużej grupy odbiorców i nawiązanie nowych kontaktów biznesowych niskim kosztem. Minusy to zaś potencjalne naruszenie przepisów o ochronie danych, jeśli nie będzie się ostrożnym, a także fakt, że w przypadku nieodpowiedniego podejścia firma może być postrzegana jako nachalna. 

Niemniej jednak, przy odrobinie wprawy i wykorzystaniu użytecznych narzędzi, takich jak mProfi, cold email może okazać się cennym narzędziem marketingowym. Mamy nadzieję, że przedstawione powyżej informacje okazały się wartościowym źródłem wiedzy i inspiracji!