Organizacja eventów z zapleczem technicznym

Imprezy eventowe zyskują coraz większą popularność nad Wisłą. Są nie tylko wykorzystywane do zapewniania rozrywki i zabawy, ale także stosowane jako narzędzie biznesowe i sprzedażowe. Ich rosnąca popularność wiążę się z tym, że organizatorzy dążą do tego, aby kreowane wydarzenia stały na jak najwyższym poziomie, nie tylko w zakresie merytoryki, ale i organizacji oraz zaplecza technicznego. O tym, jak wykorzystywać zdobycze techniki i jak przekładać je na skuteczną komunikację z uczestnikami eventów, przeczytacie w naszym artykule.

Komunikacja jest kluczowym elementem przy organizacji każdego wydarzenia. Często jednak jest on pomijany lub też zaniedbywany przez organizatorów. Organizatorzy bowiem stają przed takimi pytaniami  jak:  jak dobrze przygotować się pod względem technicznym do organizacji eventu; na co zwrócić uwagę; jakie innowacyjne rozwiązania technologiczne zastosować, aby zapewnić komfort uczestnikom wydarzenia; jak komunikować się z uczestnikami przed, w trakcie i po konferencji; jak angażować gości wydarzenia?

Przyczyną niesprawnej komunikacji jest zazwyczaj nieumiejętność lub niewiedza na temat korzystania  z technologii umożliwiających porozumiewanie się w czasie imprez masowych, takich jak np. komunikacja mobilna.

Skąd się wziął event?

Idea eventu jest stara jak świat. Gromadzenie się ludzi wokół pewnego wydarzenia znane było już od zarania dziejów. Pierwszymi imprezami masowymi czy eventowymi możemy nazwać igrzyska olimpijskie w starożytnej Grecji, walki gladiatorów czy średniowieczne turnieje rycerskie.

W XXI wieku celem organizowanych eventów stała się nie tylko sama organizacja wydarzenia, ale i promocja firmy, marki, idei czy produktu. Jego zadaniem może być również integracja zespołu czy wzmocnienie lojalności Klientów. W związku z tak rozbudowanymi celami, form eventu jest bardzo wiele, od konferencji i szkoleń, przez pikniki i gry miejskie, po team building. Jego popularność jest widoczna na każdym kroku, co więcej, coraz częściej i chętniej wykorzystywana jest w działaniach marketingowych i PR firm, instytucji i organizacji. Wynika to przede wszystkim z korzyści, jakie można odnieść stawiając na bezpośredni kontakt z uczestnikami podczas organizowanego wydarzenia. Kierowane do Klientów i partnerów biznesowych, a także do pracowników (eventy wewnętrzne) podbijają rynek. Nie dziwi więc, że na rynku pojawiają się nowe narzędzia ułatwiające pracę branży eventowej. Jak z nich korzystać i podczas jakich wydarzeń zostały one zastosowane? Zobaczcie sami.

Siemens – forum kadry managerskiej

Simens – forum kadry managerskiej to okolicznościowy event zorganizowany z okazji 25-lecia tej korporacji w Polsce. W wydarzeniu brało udział około 800 uczestników, którzy aktywnie i interaktywnie bawili się na imprezie. Możliwość czynnego udziału zapewniły im m.in. nowe technologie wykorzystane przy organizacji eventu, jakimi są SMS-y i MMS-y publikowane on-line na telebimach i ekranach. Dzięki wykorzystaniu tego narzędzia, uczestnicy eventu mogli nie tylko dzielić się emocjami, ale i uczestniczyć w konkursie na motto imprezy. Organizatorzy natomiast otrzymali komfort zarządzania i moderacji przesyłanej i publikowanej na dużym ekranie treści.

Forum Obiektów – Meetings Week Poland 2016

Od 14 do 18 marca 2016 roku w Centrum Konferencyjnym PGN Narodowego odbyła się 4 edycja Meetings Week Poland. W czasie 5 dni uczestnicy mogli wziąć udział w konferencji oraz spotkaniach networkingowych. Organizatorzy podają, że w wydarzeniu uczestniczyło ponad 1000 osób, które reprezentowały m.in. korporacje, stowarzyszenia zawodowe, centra konferencyjne, samorządy i administrację centralną. W Warszawie nie mogło również zabraknąć najbardziej zainteresowanych osób, czyli tych, które na co dzień zajmują się planowaniem eventów.

Celem wydarzenia organizowanego przez branżę eventową i wpieranego m.in. przez Departament Turystyki Ministerstwa Sportu i Turystyki jest zaprezentowanie istotności spotkań (eventów) w polskiej gospodarce oraz pokazanie innowacyjnych rozwiązań branżowych i podzielenie się opiniami, rozwiązaniami czy też pomysłami najlepszych w tej branży.

Spotkanie przedstawicieli branży eventowej zostało wzbogacone o elementy komunikacji mobilnej, angażującej uczestników. Organizatorzy skorzystali m.in. z takich narzędzi jak: treści wiadomości mobilnych wyświetlane na dużym ekranie, głosowanie, ankiety i wysyłka powiadomień. Zastosowanie tych rozwiązań pozwoliło m.in. na zadawanie pytań prelegentom przez SMS-y czy prowadzenie głosowań i ankiet  z prezentacją wyników on-line i wyświetlanych na telebimach.

MP Power Night – gala finałowa konkursu MP Power Awards

W ramach Meetings Week Poland 2016 ostatniego dnia wydarzenia (18 marca) odbył się finał dorocznego konkursu poświęconego branży eventowej. Wieczór ten upłynął pod nazwą MP Power Night. Celem wydarzenia było nagrodzenie najlepszych projektów i realizacji. Nagrody wręczone zostały w kategoriach takich jak: eventy, incentive travel, kongresy, realizacje multimedialne, catering, team building i akcje CSR-owe. O wybór tych najlepszych zadbało Jury  MP Power Awards pod przewodnictwem Rafała Mielczarka.

Również i tego wieczoru nie zabrakło interaktywnych atrakcji. Uczestnicy mogli dzielić się swoimi emocjami, opiniami i przemyśleniami uczestnicząc w ankietach SMS, których wyniki na bieżąco można było śledzić na telebimach.

Kompleksowe rozwiązanie

Zarówno Siemens – forum kadry managerskiej, jak i Meetings Week Poland 2016 wraz z galą finałową MP Power Night to imprezy kierowane do liderów branży. Muszą więc stać nie tylko na wysokim poziomie merytorycznym, ale i organizacyjnym oraz technicznym. Duża ilość osób uczestniczących w wydarzeniach determinuje konieczność zapewniania sprawnej, efektownej i łatwej komunikacji. Przepływ informacji pomiędzy organizatorami  a prelegentami i uczestnikami eventu stanowi ważny aspekt postrzegania i oceny całego przedsięwzięcia. Aby sprostać zadaniu, organizatorzy muszą postawić na innowacyjne i dostosowane do potrzeb rozwiązania techniczne.

Zaplecze techniczne dla eventów

Światło i dźwięk to nie jedyne, o co trzeba zadbać organizując duże wydarzenia, takie jak np. konferencja. Należy również pamiętać  o tym, że większość wydarzeń w XXI wieku to interaktywne przedsięwzięcia, obejmujące zadawanie pytań przez uczestników, odpowiedzi prelegentów,  dzielenie się wiedzą i pomysłami.  Dużo wydarzeń korzysta także z głosowań (sond) prowadzonych „na żywo”, wiele z nich jest wzbogacone o konkursy z nagrodami.

Skoordynowanie tak dużego przepływu informacji wymaga zaplanowania i skorzystania z narzędzi takich jak: ekrany do głosowania z możliwością wyświetlania wyników głosowań na telebimach, SMS i inne wiadomości mobilne, w tym te wyświetlane na ekranach czy system pytań do prelegenta.

Takie możliwości techniczne mogą uzyskać Klienci platformy mProfi.pl. Zapewnia ona zaawansowaną, a przede wszystkim kompleksową usługę wraz z obsługą wsparcia technicznego i ma za zadanie wpierać organizatorów eventów już na etapie rozpoczęcia rejestracji uczestników i promocji całego przedsięwzięcia, np. zwiększając frekwencję poprzez lepsze dotarcie z zaproszeniami. Sprawna i automatyczna rejestracja jest możliwa przez kanały takie jak, SMS, QR kody czy formularze na stronie. Wszystkie kanały są zintegrowane, co pozwala na łatwe zarządzanie zapisami.

Rozbudowany system akcji SMS i MMS mProfi.pl pozwala organizatorom na sprawną komunikację przed eventem: rejestrację przez formularze rejestracyjne, wysyłanie potwierdzeń zapisu, wiadomości o płatnościach, aktualności i porad jak dotrzeć na miejsce czy przypomnień o nadchodzącym wydarzeniu. Opcje te przyczyniają się do obsługi każdej imprezy  na najwyższym poziomie.

Odpowiednio przygotowane zaplecze techniczne pozwala również zarządzać wydarzeniem za pomocą telefonu komórkowego. Jest to możliwe m.in. dzięki wiadomościom powitalnym z planem wydarzenia w formie SMS, opcji wysyłania krótkich wiadomości tekstowych o zmianach i przypomnień o najważniejszych wydarzeniach.

Dostarczane przez mProfil.pl narzędzia to również łatwy i spójny sposób angażowania uczestników. Organizacja konkursu, sondażu, gry, a nawet pytania do prelegentów zadawane przez SMS i wyświetlane na bieżąco na telebimach nie stanowią problemu.

„Na Forum  Obiektów chcemy pokazać jak można organizować wydarzenia w obiektach konferencyjnych i hotelach. Bardzo często nawet detale czynią istotną różnicę” – ocenia Wojciech Liszka, pomysłodawca i organizator Meetings Week Poland i dodaje: „Interakcja z uczestnikami w wydaniu mProfi to nie tylko bajer na wydarzenie branżowe, ale rozwiązanie, które może pomóc wygrać biznes z konkurencją.”

Nie bez znaczenia jest również fakt, iż bogate zaplecze techniczne pozwalające na prowadzenie konferencji i innych from eventowych w sposób interaktywny kreuje pozytywny wizerunek marki i pozwala na zbudowanie relacji z uczestnikami. Relacje te, dzięki właściwościom systemu mProfi.pl bez problemu można podtrzymywać również i po zakończeniu wydarzenia. W tym celu warto skorzystać m.in. z możliwości zawarcia w treści wiadomości skróconego linku do albumu z  najciekawszymi momentami imprezy.

Korzyści z komunikacji mobilnej podczas eventów

Komunikacja mobilna to przepis na udany event. Korzyści z jej stosowania jest niezliczenie wiele, tą najważniejszą jest to, że uczestnik niemal zawsze posiada przy sobie telefon komórkowy i bez problemu może odczytać nadany przez Ciebie komunikat, a także nadać ten zwrotny.

„Moje doświadczenia z narzędziem mProfi podpowiadają mi, że wielokanałowa komunikacja w spotkaniach jest kluczem do sukcesu. Uczestnicy bez instalowania jakichkolwiek aplikacji mogą głosować i zadawać pytania prowadzącym poprzez SMS. To świetne rozwiązanie – system nie jest instalowany, więc nie obciąża telefonu, zaś każdy SMS jest w taryfie operatora, czyli dziś dla większości osób w ramach abonamentu. Daje to możliwość otrzymania natychmiastowej informacji zwrotnej od uczestników oraz odpowiada na rodzące się na bieżąco pytania” – ocenia Wojciech Liszka.

O tym, jak wykorzystywać tą formę komunikacji oraz w jaki sposób wdrożyć narzędzia platformy mProfi.pl przeczytasz w przygotowanym e-booku, dostępnym TUTAJ.

Jeśli masz więcej pytań skontaktuj się z nami!

Zobacz: Komunikacja mobilna dla branży eventowej