Komunikacja mobilna sposobem na usprawnienie organizacji kursów [na przykładzie kursmalzenski.org]

Organizacja szkoleń to nie lada przedsięwzięcie. Z pozoru proste czynności, związane z rejestracją uczestników, informowaniem i przypominaniem o kursie, okazują się coraz bardziej czasochłonne i wymagają usystematyzowanego podejścia, aby nie umknęły nam istotne dane oraz aby nie doszło do przekręcenia otrzymanych informacji. Ponadto łatwo o pomyłkę lub duplikowanie przekazywanych informacji, jeśli kwestią organizacyjną zajmują się tym różne osoby.

Jeśli chociaż raz organizowałeś jakiekolwiek spotkanie, doskonale wiesz, o jakich trudnościach mowa. Okazuje się jednak, że można znacząco usprawnić swoją pracę, wykorzystując masową wysyłkę SMS-ów lub wiadomości mobilnych w ramach dedykowanej aplikacji na smartfony. Komunikacja mobilna w sposób kompleksowy usprawni organizację kursów i szkoleń, pozwalając Ci skoncentrować się na tym, co najważniejsze, czyli na prowadzeniu spotkania.

Poznaj narzędzie mProfi usprawniające komunikację z Twoimi odbiorcami

Informacja na temat klienta i prowadzonego kursu kursymalzenskie.org

Państwo Iza i Piotr z okolic Piaseczna od kilku lat organizują kursy dla małżeństw. W ramach jednego cyklu jest przewidzianych 8 spotkań, podczas których pary przypominają sobie lub wręcz poznają podstawowe zagadnienia związane z dbaniem o wzajemne relacje – od fundamentów małżeństwa, przez sztukę komunikacji, po rozwiązywanie problemów, relacje z rodziną itp.

Wydarzenie ma charakter non-profit, a prowadzący angażują się w realizację projektu na zasadach wolontariatu.

Organizacja kursu – główne wyzwanie

Dotychczas sporym wyzwaniem organizacyjnym okazywało się sprawne przeprowadzanie zapisów na kurs. Ogłoszenia na temat warsztatów pojawiały się w kościele, ponadto Iza i Piotr rozwieszali plakaty i wysyłali wiadomości e-mail do zainteresowanych osób.

Bywało, że dzwoniło wielu chętnych, a telefony urywały się. Połączenia raz odbierał Piotr, raz odbierała Iza. Niełatwo było zarówno poprawnie zapisać nazwiska osób zainteresowanych, jak i ich adresy e-mail oraz – dla pewności – numery telefonów.

Aby zapobiec ewentualnym pomyłkom podczas organizowania kolejnej edycji kursu, Iza i Piotr zdecydowali się skorzystać z nowej opcji – komunikacji mobilnej jako sposobu na automatyzację przebiegu procesu zapisów na kurs oraz usprawnienie późniejszego kontaktu z jego uczestnikami.

Organizacja kursu z zastosowaniem mProfi – rozwiązanie

W tym celu Piotr stworzył ankietę WWW za pośrednictwem mProfi.pl, w której zamieścił pytania o dane kontaktowe uczestników, preferencje żywieniowe (podczas kursu serwowano przepyszną kolację!), a także poinformował o dostępnej opcji opieki nad dziećmi, prosząc jednocześnie o podanie wieku dzieci w przypadku chęci skorzystania z niej.

Osoby zainteresowane dalszym kontaktem z organizatorami miały możliwość zostawienia numeru telefonu komórkowego. Piotr dodał, że zostanie zapisanych pierwszych 12 par, które wypełnią ankietę i zadeklarują dokonanie wpłaty za udział w kursie.

Ankieta (czas przygotowania: zaledwie 10 minut), dostępna w formie linku, została umieszczona na stronie wspólnoty Izy i Piotra.

Dodatkowo bardzo dobrze sprawdził się pomysł z autoresponderem w poczcie e-mail; w treści automatycznej odpowiedzi znalazły się nie tylko podstawowe informacje o kursie, lecz także… link do stworzonego przez Piotra kwestionariusza! Dzięki temu prowadzący kurs poprosili potencjalnych uczestników tylko o jedno: „Proszę wysłać e-mail na adres kursm@chefsiba.pl”.

W panelu mProfi Piotr miał podgląd wciąż rosnącej liczby zgłaszających się par. Po zebraniu kompletu wystarczyło deaktywować ankietę, by nikt więcej nie mógł się dopisać.

mProfi oferuje jednak znacznie więcej niż tylko wsparcie związane z organizacją spotkań. Masowe wysyłanie wiadomości SMS umożliwia podtrzymywanie relacji z uczestnikami kursów oraz przesyłanie im informacji związanych z tematyką zajęć.

SMS-y z przypomnieniami o kolejnych spotkaniach czy zachęcające do realizacji zadań domowych ułatwiają komunikację z osobami znajdującymi się na liście uczestników kursu.

Rezultat

„To już druga edycja kursu małżeńskiego, w ramach której zapisy odbyły się w pełni automatycznie. To dla nas wielka ulga, że wszystko tak łatwo i „samo” się robi. Co więcej, uczestnicy twierdzą, że wysyłane przez nas SMS-y są ciekawe, a jednocześnie wskazują, że nam – jako organizatorom – zależy na odbiorcach. Piękna laurka, prawda?” – mówi pan Piotr.

Funkcjonalności mProfi wykorzystane podczas organizacji kursu:

• ankieta WWW mProfi.pl;
• wysyłka SMS-ów do grupy mProfi.pl;
• konto poczty e-mail z automatyczną odpowiedzią.