Mail przypominający — kiedy się przyda i jak powinien wyglądać?

Mail przypominający jest odpowiedzią na problemy firm z wizytami i spotkaniami odwoływanymi w ostatniej chwili (lub całkowicie pomijanymi przez klientów), które mogą przynosić ogromne straty. Jednak w jakich przypadkach warto z niego korzystać i jak go napisać, aby był maksymalnie efektywny?

Czym jest mail przypominający?

Mail przypominający to nic innego, jak wiadomość powiadamiająca o zbliżającym się terminie spotkania, wizyty lub innego wydarzenia, na którym odbiorca ma być obecny. Można wysyłać ją do klientów, ale też pacjentów czy partnerów biznesowych.

W teorii ręczna wysyłka tego typu komunikatów jest możliwa, ale w praktyce okazuje się czasochłonna i mało praktyczna, zarówno w przypadku małych, jak i średnich oraz dużych firm (a także wspólnot, organizacji czy samorządów). W związku z tym wielu przedsiębiorców korzysta ze specjalnych platform do masowej komunikacji, takich jak mProfi.

Rozwiązania marketing automation pozwalają w dużym stopniu usprawnić i przyspieszyć proces wysyłki przypomnień, dzięki czemu można wdrożyć je bez inwestycji dużej ilości zasobów (zarówno czasu, jak i pieniędzy). 

Co powinien zawierać dobry reminder email?

Przygotowując reminder email, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które zapewnią, że zostanie on dobrze odebrany przez klienta. Przede wszystkim powinien być konkretny i w sposób przejrzysty przedstawiać kluczowe informacje, takie jak:

• rodzaj wizyty, spotkania, rezerwacji,
• data i godzina spotkania,
• lokalizacja (lub link do wideorozmowy w przypadku spotkań online).

Skuteczny mail przypominający do klienta powinien także zawierać sposób na łatwe i szybkie anulowanie lub przełożenie wizyty. W ten sposób wzrośnie szansa, że odbiorca powiadomi firmę o niemożliwości uczestniczenia, co pozwoli na przykład umówić kogoś innego na dany dzień i godzinę. 

W przypadku, gdy klient musi sam znaleźć odpowiedni numer kontaktowy lub formularz, jest większe prawdopodobieństwo, że nie pojawi się w wyznaczonym miejscu i czasie bez wcześniejszego ostrzeżenia.

W jakiej sytuacji warto wysłać mail przypominający?

Reminder email może znaleźć zastosowanie w wielu różnych przypadkach, zarówno tych bardziej, jak i mniej oczywistych. Przede wszystkim jest to dobra opcja w dowolnej branży usługowej. Niezależnie od tego, czy chodzi o marketing salonu kosmetycznego bądź fryzjerskiego, hotel czy restaurację, zapominanie przez klientów o dokonanych rezerwacjach i zaplanowanych wizytach może być dla firmy poważnym problemem. 

To jednak nie wszystko. Mail przypominający jest warty rozważenia także w branży eventowej oraz ogółem przy okazji organizowania jakichkolwiek wydarzeń (np. webinarów edukacyjnych mających zwiększyć świadomość marki i zbudować pozycję lidera w branży). 

Mail przypominający — jak go napisać i kiedy wysłać?

Najprostszym sposobem na szybkie stworzenie atrakcyjnego wizualnie, skutecznego reminder emaila jest skorzystanie ze specjalnych narzędzi do komunikacji masowej, takich jak platforma mProfi. 

Dzięki temu firma zyskuje dostęp do szeregu gotowych szablonów e-maili, które może zmodyfikować do swoich potrzeb za pomocą intuicyjnego kreatora. To z kolei pozwala w krótkim czasie rozpocząć wysyłkę, nawet bez doświadczenia w tym zakresie.

Kiedy wiadomość już będzie gotowa, można zacząć zastanawiać się, w jakim momencie powinna trafić do odbiorcy. To kiedy najlepiej (i ile razy) wysłać mail przypominający, zależy jednak od indywidualnych okoliczności. Często spotykanym rozwiązaniem jest rozsyłanie przypomnień dzień przed spotkaniem lub wizytą, aczkolwiek nie zawsze się to sprawdzi (np. w przypadku wydarzeń, które będą wymagały od uczestników dojazdu z odległych lokalizacji). 

W przypadku szczególnie ważnych spotkań lub dużych eventów (np. koncertów, konferencji), planowanych z dużym wyprzedzeniem, zdarza się, że przypomnienia wysyła się kilkakrotnie. Na przykład raz na miesiąc przed wydarzeniem, a drugi raz kilka dni lub dzień wcześniej. W ten sposób uczestnicy nie zapomną np. o odpowiednio wczesnym zarezerwowaniu pokoju hotelowego i innych niezbędnych przygotowaniach.

Jakie korzyści daje mail przypominający do klienta?

Mail przypominający do klienta to przede wszystkim narzędzie do redukcji strat związanych z zapominaniem przez klientów o nadchodzących spotkaniach (lub o ich odwołaniu). W wielu przypadkach odpowiednio szybkie zapełnienie luki powstałej w grafiku może okazać się niemożliwe, w związku z czym firma nie będzie mogła w danym czasie zarabiać.

Poboczna, ale wciąż bardzo istotna korzyść wynikająca z efektywnego przypominania klientom o zbliżających się spotkaniach i wydarzeniach to także budowanie profesjonalnego wizerunku marki. Firma w ten sposób pokazuje, że chętnie korzysta z nowoczesnych rozwiązań i idzie z duchem czasu.

Nie bez znaczenia jest również potencjalne zwiększenie satysfakcji klienta. Przypominając o nadchodzących spotkaniach, przedsiębiorstwo pokazuje, że ceni czas odbiorców i troszczy się o ich wygodę. Takie podejście może przyczynić się do większej lojalności klientów, a tym samym prowadzić do zwiększenia częstotliwości zakupów czy korzystania z usług firmy. Dlatego nie wahaj się i dodaj przypomnienie.

Dodatkowo reminder emaile mogą pełnić funkcję marketingową. Niejako przy okazji przypomnienia o wizycie można komunikować nowe oferty, promocje czy aktualizacje produktu. Należy jednak pamiętać, aby nie uczynić elementu reklamowego główną osią wiadomości, ponieważ może to zostać negatywnie odebrane. Mail z przypomnieniem ma być faktycznie tylko mailem z przypomnieniem.

Czym warto uzupełnić mail przypominający?

Mail przypominający do klienta jest powszechnie stosowany zarówno w komunikacji z klientami indywidualnymi, jak i biznesowymi. Warto jednak mieć na uwadze, że o ile firmy w większości przypadków regularnie sprawdzają swoją skrzynkę e-mailową, tak osoby prywatne mogą odwiedzać ją jedynie od czasu do czasu.

W związku z tym wielu przedsiębiorców oprócz maili przypominających decyduje się także na wysyłanie krótkich wiadomości tekstowych. Masowa wysyłka SMS wyróżnia się dużą skutecznością, jako że wielu odbiorców zawsze ma telefon przy sobie i szybko odczytuje wszelkie pojawiające się powiadomienia. 

SMS-y i e-maile to dwa wygodne kanały komunikacji, które wiążą się z niskim kosztem i pozwalają skutecznie dotrzeć do nawet bardzo dużych grup odbiorców w krótkim czasie. Nie należy ich więc traktować jako konkurencyjnych metod, a jako dwa popularne rozwiązania, które świetnie się uzupełniają. SMS będzie efektywnym, jednak skrótowym sygnałem, że spotkanie się zbliża, a reminder email dostarczy większej ilości informacji o nadchodzącej wizycie. Wypróbuj go już dziś i dodaj przypomnienie do kalendarza.