Wzór prośby o uregulowanie płatności – jak powinien wyglądać?

Wzór prośby o uregulowanie płatności to dokument często wykorzystywany przez polskie firmy, pomagający w rozwiązaniu problemu z zatorami płatniczymi. Co powinno się w nim znaleźć? W jakim momencie najlepiej dostarczyć go dłużnikowi? Wyjaśniamy!

Wzór prośby o uregulowanie płatności – co powinno się w nim znaleźć?

Wzór prośby o uregulowanie płatności pozwala przyspieszyć proces windykacji. Mając do dyspozycji taki wzór, wystarczy w razie potrzeby uzupełnić go o dane konkretnego dłużnika, aby błyskawicznie móc wysłać do niego odpowiedni komunikat.

Prośba o uregulowanie płatności stanowi formę próby polubownego rozstrzygnięcia sporu i może być preludium do oficjalnego przedsądowego wezwania do zapłaty, stosowanego z reguły w przypadku większych opóźnień w płatności.

W poszczególnych firmach wzory prośby o uregulowanie należności mogą wyglądać nieco inaczej, natomiast można wyróżnić kilka elementów wspólnych. Należą do nich przede wszystkim:

• dane dłużnika i wierzyciela;
• numer umowy, faktury lub innego dokumentu, z którego wynika obowiązek zapłaty;
• należna kwota;
• pierwotny termin płatności, który już upłynął;
• oczekiwany sposób dokonania płatności (np. wpłata na rachunek bankowy o numerze XYZ).

Jeśli prośba ma charakter listu, warto także zadbać o nagłówek/temat wskazujący na typ dokumentu („Prośba o uregulowanie płatności”), datę i miejscowość, a także odręczny podpis. W przypadku, gdy zdecydowano się na system SMS, z uwagi na określoną długość wiadomości, może być konieczne ograniczenie komunikatu do minimum (samej prośby i kwoty do uregulowania).

Kiedy skierować do dłużnika prośbę o uregulowanie płatności?

Wzór prośby o uregulowanie płatności należy odróżnić od wzoru przypomnienia o płatności, które jest często wysyłane, zanim jeszcze zobowiązanie stanie się wymagalne. Prośba o uregulowanie płatności dotyczy zazwyczaj sytuacji, gdy klient lub kontrahent spóźnia się z dokonaniem wpłaty.

Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na wysyłanie tego typu komunikatów, na przykład za pośrednictwem mProfi, już w dniu, w którym zobowiązanie stało się wymagalne. Inne dają klientom dodatkowe kilka dni, zanim rozpoczną proces windykacji, na wypadek, gdyby przelew został wysłany w ostatnim momencie i jeszcze nie został zaksięgowany.

To, które rozwiązanie będzie lepsze, zależy od indywidualnych preferencji firmy i specyfiki jej klientów. Jeśli przedsiębiorstwo z doświadczenia wie, że wielu klientów reguluje płatności dopiero w dniu, w którym stają się one wymagalne (nawet bez przypomnienia), być może nie warto wysyłać prośby zbyt szybko, aby nie urazić odbiorców.

Czy można znaleźć w Internecie gotowy wzór z prośbą o uregulowanie płatności?

W Internecie dostępnych jest wiele wzorów prośby o uregulowanie należności, jednak nie wszystkie zawierają wspomniane wcześniej niezbędne elementy. Ponadto każda firma jest inna i może otrzymywać płatności za różnego typu usługi i produkty. W związku z tym ogólnodostępny wzór nie zawsze będzie idealnym rozwiązaniem.

Warto więc stworzyć wzór prośby o uregulowanie płatności samodzielnie, od zera lub zmodyfikować wzór dostępny w Internecie według swoich potrzeb przed rozesłaniem dłużnikom. 

Jak najlepiej dostarczyć dłużnikowi prośbę o uregulowanie płatności?

Prośbę o uregulowanie płatności można przekazać dłużnikowi na wiele sposobów. Niektóre firmy wykorzystują tylko jeden z nich, inne kilka. Najpopularniejsze metody to wysyłanie fizycznych listów, rozmowy telefoniczne, e-maile i SMS-y. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się także na bezpośrednie przekazanie prośby przez przedstawiciela firmy w siedzibie lub miejscu zamieszkania dłużnika.

Szczególnie wygodnym rozwiązaniem jest mailing oraz wysyłka SMS, jako że wiadomości trafiają do odbiorców niemal natychmiastowo. Nie jest konieczne, aby w danej chwili byli oni obecni w domu, czy mieli czas na odebranie połączenia telefonicznego. 

Ile kosztuje wysłanie prośby o uregulowanie płatności?

Koszt wysłania dłużnikowi prośby o uregulowanie płatności zależy przede wszystkim od wybranej metody komunikacji. Rozwiązania tradycyjne, takie jak zwykłe listy, z reguły charakteryzują się wyższym kosztem. Metody cyfrowe, jak e-maile czy SMS-y, są nie tylko szybsze i wygodniejsze, ale też tańsze.

W związku z tym mogą z nich z powodzeniem korzystać także mniejsze i początkujące firmy, które dysponują niewielkim budżetem. Przykładowo, masowa wysyłka SMS oraz mass mailing przy wykorzystaniu platformy mProfi wiąże się z kosztem rzędu zaledwie kilku groszy za wiadomość.